Détails de l'offre

1. Missions Principales

• Vous assurez la gestion administrative et comptable de l’ACI du Chambon dans la limite des axes définis ci-dessous ;
• Sous la supervision du chef de service, vous construisez et assurez avec vos collègues ETI la mise en œuvre et le suivi des plannings des salariés en insertion ;
• Sous la supervision du chef de service et en lien avec la CIP, vous organisez les recrutements des salariés en insertion (prise de rendez-vous, préparation des documents etc.) ;

Vous participez aux réunions d’équipe transverses des salariés permanents des ACI.

2. ACTIONS LIEES A CES MISSIONS

1. La gestion administrative et comptable

En lien et sous la supervision du chef de service

• Vous assurez les missions d’accueil téléphonique et physique, et de gestion du courrier entrant et sortant ;
• Vous organisez l’établissement des devis (en lien avec les ETI et le coût de l’activité), puis l’édition des factures sortantes ;
• Vous suivez et relancez les impayés, en collaboration avec votre chef de service ;
• Vous enregistrez les factures entrantes ;
• Vous participez et appuyez le chef de service dans la transmission régulière de l’ensemble des pièces comptables au service comptable de Lyon cité et classez ces documents dans la GED ;
• Vous réalisez toutes autres missions administratives exceptionnelles à la demande de votre chef de service.

2. La coordination des activités et chantiers d’insertion

En lien et sous la supervision du chef de service

• Vous assistez le chef de service dans l’organisation et la planification de l’ensemble des activités et chantiers d’insertion au quotidien, en veillant au respect de l’éthique professionnelle ;
• Vous accompagnez les ETI dans la bonne réalisation des plannings des salariés en insertion ;
• Vous assistez l’équipe dans les campagnes de recrutement des salariés en insertion ;
• Vous participez et veillez à la centralisation et la transmission des informations et besoins en termes de fonctionnement de l’équipe permanente et des salariés en insertion ;
• Vous appuyez le chef de service dans le travail d’actualisation, d’amélioration et d’évolution de l’activité et des outils existants : procédures de l’ACI, mis en place et suivi de GDR, classement, archivage ;
• Vous réalisez les comptes-rendus de réunion de service ;
• Vous êtes en charge des achats divers et de la gestion du stock (fournitures de bureau, produits d’hygiène etc.) en lien avec le chef de service.

3. Le développement des activités de production et des partenariats

En lien et sous la supervision du chef de service

• Vous participez aux réunions partenariales externes : représentation du service dans les relations partenariales de manière régulière ou ponctuelle sur demande et délégation du chef de service ;
• Vous êtes force de proposition, participez et appuyez le chef de service sur le volet communication externe de l’ACI : réseaux sociaux, réalisation de flyer, portes ouvertes, etc. ;
• Vous appuyez le chef de service dans le développement du mécénat en vue de récolter des dons en nature ;
• Vous êtes en charge du développement des autres formes d’engagement auprès de l’ACI : bénévolat, service civique, stages ;
• Dans le cadre du développement à venir des prestations saisonnières, vous serez amené à gérer les clés mises à dispositions par les clients (fichier Excel + boîte à clés).

Nota : ponctuellement ou sur le plus long terme, le salarié peut être amené à se mobiliser sur d’autres tâches, à la demande du chef de service, du responsable de pôle ou du directeur opérationnel.              

3. RATTACHEMENT FONCTIONNEL

• Le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les différents pôles concernés par les ACI ;
• Le titulaire du poste est en relation avec l’ensemble des salariés des différents services du Chambon et de Lyon Cité ;
• Le titulaire travaille en lien avec le service comptable du siège.